OSGB’de Bulunması Gereken Evraklar (OSGB Arşiv Dosyaları)
Bilindiği gibi iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini yürütmek üzere Çalışma Bakanlığı tarafından yetkilendirilen Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimleri vardır. Bu birimler bünyelerinde istihdam ettikleri İSG uzmanları, işyeri hekimleri ve diğer sağlık personelleri ile birlikte ülke genelindeki iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini yürütmektedirler.
Saha çalışmalarını bizzat yürüten OSGB'lerde iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili bulunması gereken evraklar çeşitli denetimlerde istenen evraklardır. Bunlardan en önemlisi çalışan personel ile yapılan sözleşmelerdir. İSG-KATİP modülünden alınan sözleşmelerin ıslak imzalı bir şekilde saklanması gerekir. İşletmelerin İSG hizmetleri ile ilgili eksiklikleri Tespit ve Öneri Defteri nüshaları da OSGB de bulunması gereken evraklar arasındadır.
Ayrıca iş sağlığı ve güvenliği kurulu karar defteri tutanakları da alınan kararların yazıldığı nüshalar olduğu için dosyada bulundurulmalıdır. Çalışan herkesin ve işletme yetkilisinin İSG ile ilgili eğitimlere katıldıklarına dair formlar da yer almalıdır. Çalışanların İSG hizmetleri için seçilen temsilcisi ve bu temsilci seçimine dair seçim ve atama kayıtları da OSGB de bulunması gereken evraklar arasındadır.
Tüm evrakların yasal olarak belirlenmiş süre boyunca saklanması, gerektiğinde denetimlere ibra etmek için sunulması kanunlar ile belirlenmiştir. Herhangi bir denetimde herhangi bir evrakın eksik olması olumsuz olarak değerlendirileceği için, yapılan çalışmalar kadar dosyalama işleminin de tam olarak yerine getirilmesi gerekir.
OSGB için gerekli evraklar
Ortak sağlık ve güvenlik birimlerinde hem arşivde hem de güncel dosyada saklanması gereken çeşitli evraklar vardır. Hizmet sunulan tüm işletmelerin veya resmi kurum ve kuruluşların acil durum planları ve risk değerlendirme raporları dosyalarda bulunması gereken evraklardandır. Ayrıca iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili iç yönerge, yıllık çalışma planı ve yıllık eğitim planı da dosyada bulundurulması gereken evraklar arasındadır. Ortak sağlık ve güvenlik birimleri İSG hizmetlerinin sahada işleyişinden sorumlu oldukları için bünyelerinde istihdam ettikleri bütün personel ile birlikte sağlam dosya tutmalı ve hizmet sunan işletmelerin tüm bilgileri bu dosyada yer almalıdır.
Yapılan tüm çalışmaları içeren yıllık değerlendirme raporu detaylı bir şekilde doldurulmuş olmalıdır. Yaşanması muhtemel meslek hastalıkları ve iş kazaları ile ilgili risk değerlendirmesi yapıldıktan sonra tüm önlemlere rağmen yaşanan iş kazası ve meslek hastalığı kayıtlarında örnekleri yer almalıdır. İlk yardım eğitimi verilen tüm personelin ilk yardımcı sertifikaları, ayrıca meslek edindirme kurs sertifikaları ve yapılan denetim raporları da OSGB de bulunması gereken evraklar arasındadır. Yapılan denetimlerde karşılaşılan olumsuzluklarla ilgili uyarı ve ceza yazıları bulundurulması gereken belgelerdendir.
OSGB Yönetmeliği
OSGB yönetmeliğinde hangi belgelerin doldurulması gerektiği de saklanması gerektiği belirtilmiştir. Bu yönetmeliğe göre OSGB de bulunması gereken evraklar arasında mutlaka iş ekipmanlarının periyodik kontrol raporu, iç ortamların ölçüm raporu, makine gövde topraklama ölçümleri ve kontrolü ve elektrik iç tesisat uygunluk belgesidir. Unutulmamalıdır ki ortak sağlık ve güvenlik birimlerinde çalışan her uzmanın hangi firmada görevlendirildiği kayıtlar arasında yer alırken; aynı zamanda işletmelerde bulundurulan dosyanın bir örneği de birebir suret şeklinde OSGB'lerde yer almalıdır. Her iki tarafta da bulundurulan belgelerin muhakkak suretle imzalı olması gerekir. Ortak sağlık ve güvenlik birimleri şey bu sayede belirli bir standardın oluşturulması ve işletmelere kaliteli hizmetin sunulması için önemli bir dosyalama hizmetini yerine getirmiş olur.
Kontrol ve denetimlerin devlet tarafından yapıldığı düşünülürse yazılı evrak bulundurmanın önemi tartışılmaz. Her ne iş ve çalışma yapılırsa yapılsın bir çıktısı ve tutanağı mutlaka dosyada yer almalıdır. OSGB de bulundurulması gereken evraklar hem İSG uzmanının hem de firmanın çalışmalarını gösteren en önemli belgelerdir.
